Jeder Unternehmer ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Hier erfahren Sie die aktuellen Fristen für Ihre Steuerunterlagen. Show
InhaltEinleitungMan unterscheidet dabei Fristen von sechs und zehn Jahren. Die Aufbewahrungsfrist für steuerliche Unterlagen beginnt jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden bzw. Handelsbriefe empfangen oder abgesandt wurden. Ein Merkblatt bietet grundlegende Informationen zu den Aufbewahrungsfristen und in bewährter Form einen alphabetischen Überblick, welche Unterlagen zum 1. Januar 2020 vernichtet werden dürfen. Die IHK für München und Oberbayern hat sich seit langem für eine Kürzung der Aufbewahrungsfristen ausgesprochen. Bereits im Herbst 2013 hat sie 20 Empfehlungen zum Unternehmenssteuerrecht erstellt, die aus Sicht der Wirtschaft in der jetzigen Legislaturperiode angegangen werden müssen. Im Vordergrund stehen dabei Maßnahmen, die das Steuerrecht leistungsorientiert gestalten, die Bürokratiekosten senken und die Planungssicherheit für Unternehmen erhöhen und nicht zuletzt die Existenzgründer entlasten. Zusammen mit einer zeitnahen Durchführung von Betriebsprüfungen fordert die IHK unverändert die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen auf 5 Jahre (Empfehlung 10). Dadurch würden die Bürokratiekosten für die Wirtschaft deutlich reduziert. Durch das Ende 2012 vorbereitete Jahressteuergesetz 2013 (JStG 2013) sowie durch einen gesonderten Gesetzesentwurf (Gesetz zur Verkürzung der Aufbewahrungsfristen und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften) sollte die derzeit zehnjährige Aufbewahrungsfrist schrittweise zunächst auf acht Jahre und dann auf sieben Jahre verkürzt werden. Allein diese Maßnahme sollte zu einem Einsparpotenzial für die Unternehmen von jährlich rund 2,5 Mrd. Euro führen. Mit Ablauf der Legislaturperiode im Herbst 2013 konnten diese Gesetzentwürfe aber nicht mehr umgesetzt werden. Zwar hatte die Große Koalition im Koalitionsvertrag Ende 2013 bekräftigt, die Wirtschaft und die Bürger weiter spürbar von unnötiger Bürokratie, insbesondere bei den Informations- und Nachweispflichten, entlasten zu wollen. Die Aufbewahrungsfristen sind aber bisher nicht entscheidend verkürzt worden. Zurück zum Inhalt Steuerunterlagen: Wer muss Aufbewahrungspflichten beachten?Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Folglich ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, seine Steuerunterlagen aufzubewahren. Die detaillierten Regelungen zur Buchführungspflicht finden Sie bei den Informationen zu Gewinnermittlung durch Einnahmenüberschussrechnung. Auch Gewerbetreibende, die ihren Gewinn durch Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, sind verpflichtet die Einnahmenüberschussrechnung sowie grundsätzlich die ihrer Gewinnermittlung zugrunde liegenden Belege aufzubewahren. Die Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht einschließlich der Aufbewahrungspflicht bezieht sich hierbei (auch bei mehreren Mitunternehmern) auf den einzelnen Betrieb, bei dem die gesetzlichen Merkmale zutreffen. Grundsätzlich sind zur Aufbewahrung der Unterlagen verpflichtet:
Hinweis: Auch Privatleute haben bei bestimmten Sachverhalten eine zweijährige Aufbewahrungspflicht zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege (Kontobelege) oder andere beweiskräftige Geschäftsunterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Hierzu gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflan-zungen und Gerüstbau. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der leistende Unternehmer nach dem Umsatzsteuergesetz in der Rechnung hinzuweisen. Zurück zum Inhalt Was ist aufzubewahren?Aus steuerrechtlichen Gründen sind alle Geschäftsunterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sind. § 147 Abs. 1 AO (Abgabenordnung) nennt im Einzelnen folgende Unterlagen:
Problematisch ist in der Praxis die richtige Einordnung der Unterlagen. Nicht jeder Brief ist ein Geschäftsbrief, nicht jeder Beleg ein Buchungsbeleg. Eine beispielhafte Aufzählung finden Sie hier. Zu den Büchern (Handelsbücher) und Aufzeichnungen gehören Grundbuch sowie Haupt- und Nebenbücher, wobei Letztere bei der doppelten Buchführung in Form von Konten geführt werden. Bei der Offene-Posten-Buchhaltung ersetzen Belege die sonst zu führenden Konten. Hierbei kommt es nur darauf an, ob die Bücher für die Besteuerung irgendwie von Bedeutung sind. Inventare sind Aufzeichnungen über die körperliche und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden. Je nach Art und angewandtem Verfahren müssen zusätzlich Inventuranweisungen, Verfahrensbeschreibungen o. ä. Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Nach AO und HGB sind die Arbeitsanweisungen und Organisationsvorschriften aufzubewahren, die zum Ver-ständnis der Bücher etc. notwendig sind. Hierunter fallen auch Unterlagen, die die Technik eines DV-Buchführungssystems erläutern. Geschäftsbriefe sind alle schriftlichen Mitteilungen im geschäftlichen Bereich, die im Namen der Gesellschaft bzw. an sie verfasst und individuell adressiert sind. Unter den Begriff des Geschäftsbriefes fallen neben Briefen im postalischen Sinne auch Postkarten, Verkaufsprospekte, Rechnungen, Quittungen, Lieferscheine, Auftrags- und Empfangsbestätigungen. Dagegen sind reine Werbebriefe, öffentliche Bekanntmachungen, Anzeigen und Mitteilungen, die für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmt sind, keine Geschäftsbriefe. Der Begriff des Handelsbriefes kommt nur bei Kaufleuten vor und ist daher enger als der Begriff des Geschäftsbriefes. Handelsbriefe sind nach der Legaldefinition des § 257 Abs. 2 HGB Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. Die Schriftstücke müssen dessen Vorbereitung, Abschluss, Durchführung oder Rückgängigmachung zum Gegenstand haben. Buchungsbelege haben die Funktion nachzuweisen, dass einem gebuchten Sachverhalt auch ein tatsächlich existierender Vorgang zugrunde liegt. Dabei sind alle Sachverhalte buchungspflichtig, die eine Auswirkung auf die Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage des Unternehmens haben. Oft sind externe Buchungsbelege zugleich auch Geschäftsbriefe. Sonstige Unterlagen sind beispielsweise Kalkulationsunterlagen, Ausfuhrbelege oder Bewertungen von Eigenleistungen. Ihre Bedeutung für die Besteuerung ist im Einzelfall zu prüfen. Speziell geregelt ist in § 14b UStG (Umsatzsteuergesetz) die Aufbewahrung von Rechnungen. Danach hat ein Unternehmer ein Doppel der Rechnungen, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und auf seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und auf dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, aufzubewahren. Dies gilt auch in Fällen, in denen die Steuerschuld auf den letzten Abnehmer bzw. den Leistungsempfänger verlagert ist. Nicht aufbewahrungspflichtig sind betriebsinterne Aufzeichnungen, wie Kalender, Arbeits- und Fahrberichte. Diese Papiere können zeitnah vernichtet werden und müssen dem Außenprüfer oder Steuerfahnder auch nicht vorgelegt werden. Zurück zum Inhalt Wie lange ist aufzubewahren?Die Aufbewahrungsfrist für Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschluss, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Buchungsbelege, Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben, und Rechnungen beträgt zehn Jahre. Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt stets mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden bzw. Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind. Bei Vertragsunterlagen beginnt die Frist nach Ablauf des Vertrages. Folgendes Beispiel verdeutlicht die Fristberechnung: Am 25. Mai 2020 erstellen Sie die Bilanz für das Kalenderjahr 2019. Wann können Sie die gesamten Unterlagen zur Bilanz vernichten, damit Sie im Archiv wieder mehr Platz haben? Unter bestimmten Voraussetzungen kann sich die Aufbewahrungsfrist auch verlängern. Dies ist der Fall, wenn das Schriftgut für Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (nach Ablauf der Festsetzungsfrist ist eine Steuerfestsetzung sowie ihre Aufhebung oder Änderung nicht mehr zulässig, §§ 169, 170 AO). Der Ablauf der Festsetzungsfrist kann durch eine Reihe von Ereignissen gehemmt werden, wie z. B. einen Einspruch, eine Betriebsprüfung oder eine spätere Abgabe der Steuererklärung. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind Steuerunterlagen auch dann länger aufzubewahren, wenn und soweit sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind:
Zurück zum Inhalt In welcher Form müssen Geschäftsunterlagen aufgewahrt werden?Für die Aufbewahrung sind gesetzlich folgende Formen vorgeschrieben beziehungsweise zugelassen:
Achtung: Unterlagen, die steuerlich relevant und zugleich originär digital sind, müssen in dieser (elektronischen) Form aufbewahrt und dürfen innerhalb der Aufbewahrungsfrist weder verändert noch gelöscht werden. Außerdem müssen sie maschinell ausgewertet werden können. Dies bedeutet, dass für steuerlich relevante, originär digitale Unterlagen die bildliche Wiedergabe auf Papier, Mikrofilm oder als Image in einem optischen Archiv oder die inhaltliche Wiedergabe auf einem beliebigen Datenträger für sich alleine nicht mehr ausreicht. Aufbewahrung im OriginalDie Aufbewahrung im Original muss gesichert und geordnet erfolgen. Eine gesicherte Aufbewahrung bedeutet, dass der Raum oder das Gebäude, in dem die Unterlagen aufbewahrt werden, vor Einwirkungen wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt ist. Insbesondere muss auch gewährleistet sein, dass die Schrift auf dem verwendeten Papier nicht verblasst (Problemfall Thermopapier: Rechnungen auf Thermopapier haben häufig den Nachteil, dass die Schrift über die Jahre verblasst und nicht mehr lesbar ist. Deshalb sind diese Rechnungen zeitnah auf normales Papier zu kopieren und die Kopie zur Originalrechnung zu heften). Die geordnete Aufbewahrung erfordert, dass ein sachverständiger Dritter die Unterlagen in angemessener Zeit prüfen können muss. Hierzu kann beispielsweise ein Regelwerk dienen, in dem unter anderem festgelegt wird, welche Unterlagen nach welchen Ordnungskriterien archiviert werden und wer dafür verantwortlich ist. Bildliche WiedergabeDie bildliche Wiedergabe erfordert die originalgetreue Übertragung des Bildes auf das Speichermedium sowie die gesicherte und geordnete Aufbewahrung der Speichermedien und eine lesbare bildliche Wiedergabe bei Bedarf. Dabei kann die bildliche Wiedergabe auch kleinformatiger wieder hergestellt werden. Sie muss allerdings alle auf dem Original angebrachten Sicht-, Kontroll- und Bearbeitungsvermerke enthalten. Im Einzelfall kann auch der Farbe Beweiskraft zukommen, z. B. bei einer Rechnung, wenn allein die Farbe beweist, dass es sich dabei um das Original und nicht um den Durchschlag handelt. Achtung: Für Ausfuhrbelege, bei denen die Originale mit Dienststempelabdrucken versehen sind, wird eine Aufbewahrung im Original verlangt, da nach Auffassung der Finanzverwaltung die originalgetreue Wiedergabe technisch nicht darstellbar ist. Dies gilt auch für Stempelabdrücke, die keine speziellen Pigmentierungen enthalten. Details regelt eine im Einvernehmen mit dem Bundesfinanzministerium und den obersten Finanzbehör-den der Länder veröffentlichte Verfügung der Oberfinanzdirektion Koblenz vom 7. Mai 2007 (Az. S 7134 A – St 44 2). Auch bei Eingangsrechnungen, aus denen Vorsteuer geltend gemacht wird, kann eine Aufbewahrung im Original zu empfehlen sein. Denn für den Vorsteuerabzug muss dem geltend machenden Unternehmer die Originalrechnung vorgelegen haben und dafür trägt er auch die objektive Beweislast. Im Einzelfall kann der Nachweis schwierig sein; mit Aufbewahrung des Originals ist dieses Risiko ausgeschlossen. Inhaltliche WiedergabeDie inhaltliche Wiedergabe erfordert, dass die aufzubewahrenden Informationen vollständig und richtig auf das Speichermedium übernommen werden, dass der Inhalt während der Aufbewahrung nicht verändert wird und dass die Wiedergabe während der Aufbewahrungsfrist möglich ist. BeweiskraftAls Unternehmer sollten Sie sich vor Vernichtung der Originalunterlagen immer fragen, ob eine Aufbewahrung im Original aus Beweisgründen notwendig ist. Insbesondere gilt dies für Rechnungen, die zur Geltendmachung des Vorsteuerabzugs notwendig sind. Dafür muss die Rechnung nämlich entweder in Papierform vorliegen oder – wenn sie mit Zustimmung des Empfängers elektronisch übermittelt wurde - elektronisch aufbewahrt werden. In jedem Fall müssen "die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet" sein. Dies kann durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine Übermittlung per elektronischen Datenaustausch (EDI) erreicht werden, aber auch "durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen kann". Nur in diesen Fällen ist der Tatbestand einer ordnungsgemäßen Rechnung erfüllt. Weitere Einzelheiten finden Sie hier. Die Aufbewahrung des Originals kann auch aus Gründen der Beweiserheblichkeit im Prozess notwendig sein. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn ein Rechtsanspruch nur durch das Original zu beweisen ist (z. B. bei Vollmachten, Wertpapieren). Grundsätzlich genügt die Möglichkeit der bildlichen Wiedergabe zur Beweissicherung. Sie unterliegt der freien richterlichen Beweiswürdigung. Als Urkundenbeweise gelten nur schriftliche Äußerungen. Opto-elektronisch gespeicherte Daten gelten deshalb vor Gericht nicht als Urkunden im Sinne der Zivilprozessordnung. Ihnen fehlt die für Urkunden erforderliche Schriftlichkeit, da bei diesen Speichermedien Belege digital aufgezeichnet werden und sie deshalb nur maschinell darstellbar sind. Zurück zum Inhalt Wo muss aufbewahrt werden?Nach der steuerlichen Vorschrift (§ 146 Abs. 2 AO) ist das aufbewahrungspflichtige Schriftgut grundsätzlich in Deutschland aufzubewahren. Das Handelsgesetzbuch schreibt keinen bestimmten Ort vor, doch müssen die Unterlagen in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden können (§ 239 Abs. 4 HGB). Gem. § 146 Abs. 2a AO können Bücher und sonstige elektronische Aufzeichnungen auch innerhalb des Gemeinschaftsgebietes elektronisch geführt und aufbewahrt werden; allerdings nur unter den dort genannten Voraussetzungen. Hinsichtlich der Aufbewahrung von Rechnungen ist zu beachten, dass im Inland ansässige Unternehmer alle Rechnungen im Inland aufzubewahren haben. Handelt es sich allerdings um eine elektronische Aufbewahrung, die eine vollständige Fernabfrage der betreffenden Daten gewährleistet, darf der Unternehmer die Rechnungen auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet aufbewahren. Es ist jedoch dem Finanzamt mitzuteilen, wenn die Rechnungen nicht im Inland aufbewahrt werden. Zurück zum Inhalt EDV-Zugriff der FinanzverwaltungBei digitalen Daten hat die Finanzbehörde bereits seit 2002 das Recht, im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung der Unterlagen zu nutzen. Einzelheiten ergeben sich aus dem BMF-Schreiben vom 18. November 2019 zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Hier finden Sie weitere Informationen. Zurück zum Inhalt Folgen bei Verstoß gegen die AufbewahrungspflichtenWerden die Aufbewahrungspflichten nicht eingehalten und entspricht die Buchführung damit nicht den §§ 140 bis 148 AO, so ist die Finanzbehörde berechtigt, die Besteuerungsgrundlage zu schätzen. Weiterhin kann bei der Verletzung der Buchführungspflichten je nach Einzelfall aufgrund der Verwirklichung von Steuerstraftatbeständen oder anderen Straftatbeständen eine nicht unerhebliche Freiheitsstrafe drohen. Werden durch höhere Gewalt, z. B. Hochwasser, Feuer oder sonstige Katastrophen, Unterlagen vernichtet, dürfen Ihnen diese Folgen grundsätzlich nicht angelastet werden. Zurück zum Inhalt Rückstellung für die Aufbewahrung von GeschäftsunterlagenFür die zu erwartenden Aufwendungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden, weil dafür eine öffentlich-rechtliche Aufbewahrungspflicht besteht. Die Rückstellung kann nach zwei Methoden berechnet werden. Details zu der Rückstellung dem Grunde nach sowie zu den berücksichtigungsfähigen Kosten enthält eine Verfügung der OFD Niedersachsen vom 5. Oktober 2015 (Az. S 2137-106-St 221/St 222). Zurück zum Inhalt Welche Unterlage muss wie lange aufbewahrt werden - mit FristenDie Übersicht am Ende des IHK-Merkblatts listet in alphabetischer Reihenfolge wesentliche Arten von Unterlagen und die dazugehörigen Aufbewahrungsfristen auf. Dabei kann aus der Bezeichnung des Dokuments allein noch keine Aussage über seine Aufbewahrung gemacht werden. Entscheidend ist die Funktion, die die Unterlagen im Betrieb haben. Was muss länger als 10 Jahre aufbewahrt werden?Generell sollten alle geschäftlichen Dokumente, die als Grundlage für die Buchhaltung/Besteuerung dienen (wie Rechnungen, Belege, etc) 10 Jahre aufbewahrt werden.
Wie lange muss ich als Privatperson Unterlagen aufheben?Folgende private Unterlagen sollten lebenslang aufbewahrt werden:. Standesamtliche Dokumente wie Geburts- und Heiratsurkunden.. Renten- und Sozialversicherungsunterlagen.. Zeugnisse.. Krankenversicherungsunterlagen.. Dokumente über Immobilienkäufe und Grundbuchauszüge.. Welche Unterlagen müssen 40 Jahre aufbewahrt werden?Wer die Dokumente darüber hinaus aufbewahrt, muss die Daten anonymisieren. Das Verzeichnis der Beschäftigten, die mit krebserregenden, erbgut- oder fruchtschädigenden Gefahrstoffen arbeiten, muss bis 40 Jahre nach der letzten Exposition mit den CMR-Substanzen aufbewahrt werden.
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?Allgemeine Unterlagen und allgemeine Belege sind 6 Jahre lang aufzubewahren. Haben sie aber Buchfunktion oder dienen sie als Buchungsgrundlage, so betragen die Aufbewahrungsfristen 10 Jahre. Dies gilt sowohl nach Handelsrecht, als auch nach den steuerrechtlichen Bestimmungen.
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Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden
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