Personalfragebögen werden heute in nahezu allen Unternehmen genutzt, um Informationen von Arbeitnehmern systematisch zu sammeln und zu verarbeiten. Dabei kommt es häufig zu Problemen, da nicht alle Fragen vor der Vertragsunterzeichnung gestattet sind. Worauf es bei einem Personalfragebogen ankommt, welche Fragen wann zulässig sind und welche Datenschutzbestimmungen beachtet werden müssen, erfährst du in diesem Beitrag. Show
Was ist ein Personalfragebogen?Der Personalfragebogen ist eine Zusammenstellung von Fragen, die vom Arbeitgeber auswählt werden. Er dient der systematischen Erfassung von personenbezogenen Daten und wird im Einstellungsprozess oder im Bewerbungsverfahren eingesetzt. Personalfragebögen sind standardisiert, da sie der Vergleichbarkeit dienen. Demnach muss jeder Bewerber die gleichen Fragen beantworten. Oft folgen die gestellten Fragen dem Ja-Nein-Prinzip. Jedoch ist kein Kandidat dazu verpflichtet, den Fragebogen auszufüllen. Bei der inhaltlichen Gestaltung der Bögen müssen Unternehmen einige Regeln beachten und sich ggf. die Zustimmung des Betriebsrats einholen. Können sich beide Parteien nicht einigen, muss auf Antrag eine Einigungsstelle die Entscheidung treffen. Wenn ein Personalfragebogen nur bei Neueinstellungen eingesetzt wird, spricht man auch von einem Einstellungsfragebogen. Dieser ist weniger auf die Abfrage von Auswahlkriterien angelegt. Stattdessen geht es um die Erfassung persönlicher Daten, wie die Sozialversicherungsnummer oder die Bankverbindung. Wozu dient ein Personalfragebogen in Unternehmen?Mithilfe des Personalfragebogens sollen wichtige Informationen über den jeweiligen Kandidaten zusammengetragen werden, die in Verbindung mit der angestrebten Stelle stehen. Zu diesen Daten zählen sowohl persönliche Angaben, als auch Angaben über berufliche Qualifikationen, Fähigkeiten und Kenntnisse. Die Abfrage der Daten mithilfe von Fragebögen minimiert den Aufwand für die Personalabteilung und stellt sicher, dass keine relevanten Angaben vergessen werden. Die bereits angesprochene Standardisierung ermöglicht zudem eine gute Vergleichbarkeit der Bewerber. Recruiter können anhand der Fragebögen eine erste Auswahl treffen und überprüfen, ob vorher definierte Mindestanforderungen erfüllt werden. Welche Angaben gehören in den Personalfragebogen?Immer häufiger sorgen Personalfragebögen für Konfliktpotential, wenn Bewerber den Eindruck erhalten, zu viel Privates preisgeben zu müssen. Generell lässt sich festhalten: Der Arbeitgeber darf nur erfragen, was in seinem berechtigten Interesse liegt. Da diese Definition durchaus dehnbar ist, werden im Folgenden zulässige und unzulässige Fragen aufgelistet.
Neben diesen Fragen dürfen Unternehmen auch Bescheinigungen im Rahmen des Personalfragebogens einfordern. Zu diesen Bescheinigungen zählen:
Welche Fragen zur Erfassung sind nicht zulässig?Bei unzulässigen Fragen spielt aus rechtlicher Sicht der Zeitpunkt eine wichtige Rolle. Wenn Bewerber bereits ihren Arbeitsvertrag unterschrieben haben, können mitunter Informationen eingeholt werden, die davor nicht zulässig waren. So ist zum Beispiel die Frage nach der Konfession laut dem Gleichbehandlungsgesetz (AGG) während des Einstellungsverfahrens unzulässig. Nach der Einstellung jedoch nicht mehr, da die Lohnbuchhaltung über den Kirchensteuerabzug informiert werden muss. Trotz dieses Umstands möchten viele Unternehmen vor der Einstellung möglichst umfassende Informationen erhalten. Folgende Fragen sind dabei jedoch unzulässig:
Alle Fragen, die unspezifisch und nicht arbeitsplatzbezogen sind sowie Fragen, die diskriminierende Absichten haben, sind nicht zulässig. Welche Datenschutzbestimmungen müssen im Personalfragebogen beachtet werden?Seit 2018 regelt die europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) die Verarbeitung personenbezogener Daten und ist auch für Arbeitgeber bindend. Die DSGVO entspricht weitestgehend dem bisher geltenden Bundesdatenschutzgesetz. Sie wurde allerdings um Rechenschaftspflichten und Informationspflichten erweitert. Im Zuge des Personalfragebogens werden viele persönliche Daten erhoben. Für den Umgang mit diesen Daten gibt es einige wichtige Grundregeln: Rechtmäßigkeit der DatenverarbeitungDie Daten dürfen nur unter schriftlicher Einwilligung erhoben werden und müssen transparent verarbeitet werden. Aus diesem Grund gehört zu jedem Personalfragebogen auch die Angabe “Datum Unterschrift” des Mitarbeiters. Zweckgebundenheit der DatenArbeitgeber dürfen nur Daten erheben und nutzen, die für den Start, die Durchführung oder die Beendigung des Arbeitsverhältnisses nötig sind. Sie dürfen nicht für weitere beliebige Zwecke genutzt werden. RichtigkeitDie Daten müssen aktuell gehalten werden und sachlich korrekt sein. Ansonsten müssen fehlerhafte Daten korrigiert oder gelöscht werden. Die Richtigkeit der Angaben kann mithilfe einer Erklärung des Arbeitnehmers abgesichert werden. Datensparsamkeit und SpeicherbegrenzungPersonenbezogene Daten dürfen nicht auf Vorrat oder Verdacht gespeichert werden. Die Identifizierung einer Person mithilfe der Daten darf des Weiteren nur für die Dauer des Arbeitsverhältnisses möglich sein. VertraulichkeitDie Sicherheit der erhobenen Daten muss jederzeit gewährleistet sein. So unterliegen z.B. Beschäftigte in der Datenverarbeitung der DSGVO. Auch die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Sozialversicherungsträger läuft anonymisiert. Wie füllt man Personalfragebogen aus?Zulässig sind Fragen zu diesen Themen:. Persönliche Angaben. Vor- und Nachname. Adresse. ... . Beruflicher Werdegang. Schulabschluss. Berufsausbildung oder Studium. ... . Angaben für die Lohnbuchhaltung. Bankverbindung. Sozialversicherungsnummer. ... . Angaben bezüglich der Gesundheit. Krankenkasse. ... . Wettbewerbsverbot.. Wieso Personalfragebogen?Der Personalfragebogen dient dazu, wichtige Daten und Infos zum jeweiligen Kandidaten zusammenzutragen. Dabei handelt es sich um Daten, die in Verbindung mit der angestrebten Stelle stehen, also vor allem persönliche Angaben, aber auch solche zur beruflichen Qualifikation, den Fähigkeiten und Kenntnissen.
Ist ein Personalfragebogen ein Vertrag?„Die Angaben im Personalfragebogen/Einstellungsfragebogen sind wesentlicher Bestandteil des Arbeitsvertrags. Die unwahre Beantwortung der Fragen durch den Arbeitnehmer kann den Arbeitgeber zur Anfechtung oder außerordentlichen Kündigung des Arbeitsvertrags berechtigen.
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