Wer ist berechtigt zeugnisse und urkunden zu beglaubigen

Leistungsbeschreibung

In vielen Bereichen des täglichen Lebens entsteht die Notwendigkeit, Dokumente oder Kopien, ebenso wie Abschriften oder Ausdrucke von Dokumenten beglaubigen zu lassen. Voraussetzung für die amtliche Beglaubigung von Dokumenten und Kopien ist, dass das Original von einer deutschen Behörde ausgestellt wurde oder das zu beglaubigende Dokument bzw. die zu beglaubigende Kopie zur Vorlage bei einer Behörde benötigt wird, z.B. Zeugnisse, Approbationsurkunden und Bescheide.

Dokumente und Kopien dürfen nicht amtlich beglaubigt werden, wenn

• weder das Original von einer Behörde erstellt worden ist noch die Beglaubigung zur Vorlage bei einer Behörde bestimmt ist (z.B. sog. „Reichsbürgererklärungen und -urkunden Finanzierungsunterlagen, Erbschaftsangelegenheiten),
• die ausschließliche Zuständigkeit einer anderen Behörde gegeben ist (z.B. Personenstandsurkunden nur das Standesamt, beglaubigte Auszüge aus dem Liegenschaftskataster - nur vom Katasteramt),
• die Annahme berechtigt ist, dass der ursprüngliche Inhalt des Dokuments, dessen Ablichtung, Abschrift oder Ausdruck beglaubigt werden soll, geändert worden ist, insbesondere, wenn dieses Dokument Lücken, Durchstreichungen, Einschaltungen, Änderungen, unleserliche Wörter, Zahlen oder Zeichen, Spuren der Beseitigung von Wörtern, Zahlen und Zeichen enthält oder wenn der Zusammenhang eines aus mehreren Blättern bestehenden Schriftstückes aufgehoben ist,
• anstelle einer amtlichen Beglaubigung eine öffentliche Beglaubigung erforderlich ist, die durch einen Notar oder ein Gericht erstellt wird und nicht durch eine amtliche Beurkundung ersetzt werden kann,

Ist die Urkunde nicht in deutscher Sprache abgefasst kann eine beglaubigte Übersetzung gefordert werden, um das Vorliegen eines Beglaubigungsverbotes zu prüfen. Die Vorschriften über die Bestätigung ausländischer Urkunden durch Legalisation oder Apostille bleiben unberührt.

Die Zuständigkeit der Beglaubigung der Impfausweise liegt nicht bei der Samtgemeinde.

An wen muss ich mich wenden?

Die Zuständigkeit liegt bei der Gemeinde, der Samtgemeinde und der Stadt, sowie bei jeder Behörde im Rahmen ihrer sachlichen Zuständigkeit.

Welche Unterlagen werden benötigt?

• Nachweis der Identität des Antragstellers (z.B. Personalausweis oder Reisepass)
• Originale der zu beglaubigenden Dokumente
• Kopien, Abschriften oder Ausdrucke der Originale

Welche Gebühren fallen an?

Es fallen ggf. Gebühren an. Wenden Sie sich bitte an die zuständige Stelle.

Welche Fristen muss ich beachten?

Es müssen keine Fristen beachtet werden

Rechtsgrundlage

Amt/Fachbereich

Bürgerservice

Das Recht der Universität Kassel, Beglaubigungen  vorzunehmen, ist durch § 33 des Hessischen Verwaltungsverfahrensgesetzes (HVwVfG) eingeschränkt. Hiernach darf die Universität Kassel nur Abschriften/Kopien von Urkunden (Zeugnissen), die sie selbst ausgestellt hat, amtlich beglaubigen.

Zuständig:
Abteilung Studium und Lehre
Herr Klobuczynski, E-Mail: a.klobu[at]uni-kassel[dot]de
Telefon: +49 561 804 - 2205

Ab Mittwoch, den 05.10.22 findet vorübergehend keine Beglaubigungssprechzeit statt. Der nächstmögliche Termin wäre am Mittwoch, den 12.10.2022. Bitte setzen Sie sich dafür direkt mit Frau Ellen Leeser per E-Mail in Verbindung (ellen.leeser[at]uni-kassel[dot]de)

Andere öffentliche Stellen, die amtliche Beglaubigungen durchführen, sind Behörden (Rathaus, Stadtverwaltung), kirchliche Stellen (Pfarramt), Notare, nicht aber Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, Vereine, Banken etc. 
Im Ausland können Urkunden bei den deutschen Auslandsvertretungen (Botschaften) beglaubigt werden.

Kosten der Beglaubigung:
Nach der z.Zt. gültigen Verwaltungskostenordnung für den Geschäftsbereich des Hessischen Ministeriums für Wissenschaft und Kunst sind für die Beglaubigung je Urkunde (Zeugnis) € 3,00 zu entrichten.

Bei der Bewerbung müssen Sie verschiedene Dokumente einreichen: Neben Anschreiben und Lebenslauf können Schul-, Universitäts- oder Arbeitszeugnisse dazugehören. Einige Arbeitgeber (und Behörden) verlangen, dass Sie ein Zeugnis beglaubigen lassen. Hier benötigen Sie eine beglaubigte Kopie Ihrer Zeugnisse – selbst eingescannte oder zuhause kopierte Unterlagen reichen nicht aus. Wir erklären, wo Sie Ihr Zeugnis beglaubigen lassen können, welche Kosten anfallen und wann Sie eine beglaubigte Kopie brauchen…

Zeugnis beglaubigen lassen: Warum eigentlich?

Indem Sie Ihr Zeugnis beglaubigen lassen, erhalten Sie eine offizielle Bestätigung über die Echtheit des Dokuments und die darin enthaltenen Daten sowie Informationen. Für Unternehmen oder Behörden ist es eine zusätzliche Sicherheit, dass es sich bei den Unterlagen nicht um eine Fälschung handelt, die Zeugnisse nicht vom Original abweichen oder auf eine andere Art und Weise verändert wurden.

Das ist nicht nur reine Schikane für Bewerber oder Antragssteller. Natürlich sind Fälschungen die große Ausnahme, aber sie kommen eben doch vor. Eine beschönigte Note, weniger Fehlstunden oder andere Anpassungen sind sonst kaum zu erkennen.

Was ist eine beglaubigte Kopie?

Wenn Sie ein Zeugnis beglaubigen lassen, handelt es sich dabei immer um eine Kopie. Durch eine Unterschrift, einen Stempel und teilweise einen Aufkleber wird die Echtheit der beglaubigten Kopie nachgewiesen. Umfasst die zu beglaubigende Kopie mehrere Seiten, wird eine Ecke umgeknickt, damit der Stempelabdruck auf allen Seiten zu sehen ist.

Das Originaldokument muss nicht beglaubigt werden und wird auch niemals mit einer Bewerbung eingereicht. Falls es verlangt wird, bringen Sie Unterlagen im Original höchstens zum persönlichen Vorstellungsgespräch mit und es bleibt in Ihrem Besitz. Der Arbeitgeber macht sich möglicherweise eine eigene Kopie davon, Sie nehmen das Zeugnis aber wieder mit.

Wann muss ich ein Zeugnis beglaubigen lassen?

Es gibt keine allgemeine Pflicht, ein Zeugnis beglaubigen zu lassen. Vielen Unternehmen reicht eine normale Kopie – sowohl bei Schul- und Universitätszeugnis als auch bei Ausbildungszeugnis oder Arbeitszeugnis. Eine solch unbeglaubigte Zeugniskopie können Sie problemlos selbst erstellen.

Scannen Sie das Zeugnis einfach ein, wenn sie es für eine digitale Bewerbung verwenden – per Mail oder um es auf der Bewerbungshomepage des Arbeitgebers hochzuladen. Bewerben Sie sich klassisch auf dem postalischen Weg, können Sie mit dem heimischen Drucker oder in einem Copy-Shop eine unbeglaubigte Kopie Ihres Zeugnisses erstellen und diese der Bewerbungsmappe beilegen.

Nur wenn es ausdrücklich verlangt wird, müssen Sie Ihr Zeugnis beglaubigen lassen. Sollten Sie sich unsicher sein, können Sie telefonisch beim Personaler nachfragen, ob eine Beglaubigung erforderlich ist. Kontaktdaten finden Sie in der Stellenanzeige. Hier gibt es auch typische Formulierungen, mit denen eine beglaubigte Kopie verlangt wird:

• „Bitte reichen Sie zudem Abschluss- und Arbeitszeugnisse in beglaubigter Kopie ein.“
• „Zeugnisse legen Sie Ihren Unterlagen bitte als beglaubigte Kopie bei.“
• „Zeugnisse bitten wir ausschließlich in beglaubigter Kopie für Ihre Bewerbungsunterlagen zu nutzen.“

Wer verlangt beglaubigte Kopien?

An mehreren Stellen und bei verschiedenen Institutionen brauchen Sie möglicherweise eine beglaubigte Kopie Ihrer Zeugnisse oder anderer Dokumente:

• Unternehmen
  Arbeitgebern steht es frei, im Bewerbungsprozess eine beglaubigte Kopie von Zeugnissen zu verlangen. Wird dies explizit verlangt, müssen Sie Ihr Zeugnis beglaubigen lassen, wenn Sie in der Auswahl berücksichtigt werden wollen.
• Universitäten
  Wenn Sie sich bei Universitäten oder Hochschulen auf einen Studienplatz bewerben, wird fast immer Ihr Abiturzeugnis als beglaubigte Kopie gefordert.
• Behörden / Ämter
  Stellen Sie einen Antrag oder müssen Dokumente bei einer Behörde einreichen, wird teilweise gefordert, dass Sie diese zuvor beglaubigen lassen. Manchmal müssen Sie bei Ämtern auch das Original vorlegen, das direkt vor Ort kopiert wird.

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Zeugnis beglaubigen lassen: Wo ist es möglich?

Wollen Sie ein Zeugnis beglaubigen lassen, gibt es verschiedene Anlaufstellen, an die Sie sich wenden können. Unterschieden wird dabei zwischen der öffentlichen und amtlichen Beglaubigung – abhängig davon, wer das Zeugnis beglaubigt.

Öffentliche Beglaubigung

Die öffentliche Beglaubigung erfolgt durch einen Notar. Dieser bestätigt, dass die Abschrift (also die Kopie) mit dem Originaldokument übereinstimmt. Dazu müssen Sie unbedingt das Original mit zum Termin nehmen, das als Vorlage und zum eindeutigen Vergleich der Kopie dient. Oft macht der Notar selbst die Kopie vom Original, die entsprechend beglaubigt wird.

Amtliche Beglaubigung

Eine amtliche Beglaubigung erfolgt durch eine siegelführende Behörde. Dazu zählen unter anderem Gemeindeverwaltungen, Landkreise und untere Verwaltungsbehörden (Oberbürgermeister, Ortsvorsteher), Stadtverwaltungen, Kreisverwaltungen und Gerichte. Wollen Sie ein Zeugnis beglaubigen lassen, ist das Bürgeramt im Rathaus eine gute Option. Sie müssen keinen Termin vereinbaren und bringen lediglich das Originaldokument mit. Dabei fallen jedoch Kosten an – mehr dazu weiter unten.

Weitere Stellen für Beglaubigungen

• Schule
  An der Schule können Sie Ihr Zeugnis beglaubigen lassen, das Sie dort erhalten haben. Wenden Sie sich mit Ihrem Abiturzeugnis an das Sekretariat, um beglaubigte Kopien für die Immatrikulation an der Universität zu erhalten.
• Pfarramt
  Zeugnisse (keine anderen Dokumente!) dürfen auch von einem Pfarrer beglaubigt werden. Voraussetzung ist, dass Sie das Originalzeugnis vorlegen.
• Krankenkasse
  Teilweise bieten Krankenkassen den Service einer Beglaubigung für Zeugnisse kostenlos an. Fragen Sie im Zweifelsfall beim Ansprechpartner Ihrer Krankenkasse nach.

Wichtig bei all diesen Stellen: Erkundigen Sie sich im Vorfeld, ob eine Beglaubigung von diesen Institutionen für Ihren Zweck anerkannt wird. Gerade Universitäten begrenzen oft sehr genau, von welchen Stellen beglaubigte Dokumente akzeptiert werden. Pfarrämter und Krankenkassen werden dabei regelmäßig ausgeschlossen.

Zeugnis beglaubigen lassen: Sparkassen

Durch das Sparkassengesetz sind die meisten Sparkassen siegelberechtigt. Sie dürfen somit grundsätzlich Beglaubigungen vornehmen und bestätigen, dass eine Abschrift mit dem Original übereinstimmt. Wie bei Krankenkassen gilt jedoch, dass Beglaubigungen durch Sparkassen nicht überall akzeptiert werden. Fragen Sie unbedingt nach – oder gehen Sie direkt zum Notar oder Bürgerbüro.

Beglaubigte Kopie: Kosten für die Beglaubigung

Ein Zeugnis beglaubigen lassen ist meist mit Kosten verbunden. Allerdings kommt es auch hier auf den Anbieter an. Beim Bürgeramt oder einem Notar müssen Sie mit Kosten von 5 bis 10 Euro pro beglaubigter Kopie rechnen – Notare sind dabei durchschnittlich teurer als die amtlichen Stellen. Da es keine einheitliche Preisgestaltung gibt, kann auch eine Gebühr pro einzelner Seite gefordert werden.

Um Geld zu sparen, empfiehlt sich ein Vergleich. Fragen Sie beim Bürgeramt und bei Notaren nach, um das günstigste Angebot zu finden. Angehende Studenten sollten das Abiturzeugnis an ihrer Schule beglaubigen lassen. Dies ist meist kostenlos. Falls andere Beglaubigungen akzeptiert werden, können Sie den Service von Sparkassen, Pfarrhäusern oder Krankenkassen ebenfalls oft ohne Kosten nutzen.

Wie funktioniert die Beglaubigung?

Die Beglaubigung selbst ist ein denkbar einfacher Prozess: Sie legen das Originaldokument vor und bringen eine Kopie des Schriftstücks mit. Dann wird genau geprüft und verglichen, ob Abschrift und Original identisch sind. Werden keinerlei Abweichungen festgestellt, werden Stempel und Unterschrift gesetzt, um eine beglaubigte Kopie zu erstellen. Bringen Sie keine Kopie mit, wird in der Regel direkt vor Ort ein Exemplar erstellt.

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