Was muss 10 Jahre aufbewahrt werden

Grundsätzlich sind Bücher und Aufzeichnungen, die dazugehörigen Belege sowie die für die Abgabenerhebung bedeutsamen Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen im Original sieben Jahre aufzubewahren.

Inhaltsverzeichnis Show

Form der Aufzeichnung
Elektronische Datenträger
Welche Unterlagen werden am längsten aufbewahrt?
Was muss wie lange aufbewahrt werden?
Wie lange muss ich als Privatperson Unterlagen aufheben?
Wie lange muss man kassenbelege aufbewahren?

Unter anderem sind gem. Bundesabgabenordnung darunter üblicherweise folgende Unterlagen zu verstehen:

Bücher und Aufzeichnungen,
Belege (Rechnungen, Bankbelege, Bankauszüge, Frachtbriefe, Abrechnungen, …),
Geschäftspapiere (Schrift- und E-Mailverkehr),
Monats- und Jahresbelege aus der Registrierkasse, Datenerfassungsprotokolle, Startbeleg,
Inventurlisten,
Unterlagen für Anlagenkäufe,
Lohnverrechnungsunterlagen (Zeitaufzeichnungen, Urlaubsaufzeichnungen, Reisekostenabrechnungen usw.)
sonstige Unterlagen, soweit sie für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind.

Kapitalgesellschaften müssen gemäß dem Unternehmensgesetzbuch zusätzlich zu den oben genannten folgenden Unterlagen aufbewahren:

Eröffnungsbilanzen,
Jahresabschlüsse samt den Lageberichten,
Konzernabschlüsse samt den Konzernlageberichten,
empfangene Geschäftsbriefe und Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe

Form der Aufzeichnung

Belege können entweder

in Papierform (Schriftstücke) oder
mittels optischer Archivierungssysteme (Mikrofilm, optische Speicherplatte) oder
in elektronisch gespeicherter Form (durch Scannen und Speichern auf WORM-Datenträgern) aufbewahrt werden.

Elektronische Datenträger

Die Aufbewahrung auf Datenträgern ist gestattet, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist.

Bei EDV-Buchführung müssen sämtliche Informationen auf elektronischen Datenträgern aufbewahrt werden.

Achtung:
Lediglich scannen und auf einen USB-Stick sichern erfüllt die Voraussetzungen für die Aufbewahrungspflicht nicht. Hier muss z.B. ein WORM-Speicher verwendet werden, dieser sorgt für die Unveränderbarkeit der Daten.

Es besteht die Verpflichtung zur Verfügungsstellung von Hilfsmitteln, um die Unterlagen lesbar zu machen bzw. zur Beibringung von dauerhaften Wiedergaben.

Zeitraum

Die Sieben-Jahres-Frist läuft vom Schluss des Kalenderjahres an, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde. So sind zB die Belege des Kalenderjahres 2015 bis Ende des Kalenderjahres 2022 aufzubewahren. Bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr laufen die Fristen vom Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet.

Darüber hinaus sind Belege noch so lange aufzubewahren, als sie für anhängige Verfahren im Zusammenhang mit der Abgabenerhebung von Bedeutung sind.

Achtung:
Das Umsatzsteuergesetz kennt zahlreiche Sonderregelungen im Zusammenhang mit den Aufbewahrungsfrist

Achtung:
Aus der Nichtaufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen sowie den dazugehörigen Belegen kann sich eine Schätzbefugnis durch die Abgabenbehörde ergeben. Sollten die Unterlagen vorsätzlich nicht aufbewahrt worden sein, so handelt es sich um eine Finanzordnungswidrigkeit, welche eine Geldstrafe von bis zu 5.000 EUR nach sich ziehen kann.

Übersicht

	Aufbewahrungsfrist
Buchhaltungsunterlagen	7 Jahre
Belege/Rechnungen	7 Jahre
Unterlagen iZm Grundstücken gem. Umsatzsteuergesetz	22 Jahre
Unterlagen iZm mit elektronisch erbrachten Leistungen, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehleistungen, die an Nichtunternehmer in EU-Mitgliedstaaten erbracht werden und für den-One-Stopp-Shop (OSS) in Anspruch genommen wird	10 Jahre
Aufzeichnungen von Plattformen iZm der Plattformhaftung	10 Jahre
COVID-19 Unterstützungen:
Investitionsprämie	10 Jahre
Kurzarbeitsbeihilfe	10 Jahre
Härtefallfonds	7 Jahre; Phase 1: 10 Jahre
Fixkostenzuschuss I; 800.000	7 Jahre
Ausfallsbonus I, II; III	7 Jahre
Verlustersatz	7 Jahre

Stand: 01.04.2022

Welche Gesetze regeln die Aufbewahrung von Akten und Daten?

HGB Zivilrecht, BGB, ZPO, Handelsgesetzbuch, Steuerrecht, EStG, KStG, GewStG, AO, Zivilrecht, BGB, ZPO

Weiterhin im: Aktiengesetz, Banken- und Versicherungsgesetz, Beamtenrecht, Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften des Privatrechts und anderer Vorschriften an den modernen Rechtsgeschäftsverkehr

Eine Vernichtung von Unterlagen ist unzulässig, solange die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist.

Welche Unterlagen werden am längsten aufbewahrt?

Lebenslange Aufbewahrungsfrist für folgende Dokumente.

Was muss wie lange aufbewahrt werden?

Für die Frage, wie lange Unterlagen aufzubewahren sind, dient folgende Orientierung: Dienten die Unterlagen als Buchungsgrundlage, gilt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist, ansonsten die von 6 Jahren. Im Zweifel sollten die Unterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden.

Wie lange muss ich als Privatperson Unterlagen aufheben?

Ausweise, Pässe, Heirats- und Scheidungsurkunden, Altersvorsorge, Sozialversicherungsausweis, Testament und Erbschein. All das gehört zu den Dokumenten, die sie ein Leben lang oder noch länger aufbewahren sollten.

Wie lange muss man kassenbelege aufbewahren?

Wie lange müssen Kassenbelege aufbewahrt werden? Privatpersonen sollten Kassenbelege so lange behalten, wie der Garantieanspruch auf eine Ware gilt. Rechnungen über größere Anschaffungen können auch länger aufbewahrt werden. Für Unternehmen und Selbstständige gilt es, Belege zehn Jahre lang aufzuheben.