Gesetzliche Fristen zur RechnungsstellungDie Frist für die Rechnungsstellung regelt in Deutschland das Umsatzsteuergesetz (§ 14 Abs. 2 Satz 2). Dort ist festgelegt, dass du innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen musst, wenn du die Leistung für eine Firma erbracht hast. Die Frist gilt ab dem Moment, an dem du die Leistung erbracht hast. Solltest du eine Rechnung nicht fristgerecht stellen, droht dir wegen einer Ordnungswidrigkeit ein Bußgeld in Höhe bis zu 5000€ (§ 26a Abs. 2 UStG). Show
Zahlbar ohne Rechnung ( § 271 BGB)Im BGB (§ 271) ist geregelt, dass eine erbrachter Leistung sofort zu begleichen ist. Eine Rechnung ist nicht die Voraussetzung dafür, dass eine Leistung bezahlt werden muss. Dennoch solltest du daran denken, dass viele Kunden erst nach Rechnungsstellung den genauen Betrag der Leistung kennen und daher erst danach zahlen. Auch wenn dies rechtlich nicht korrekt ist, solltest du zeitnah nach erbrachter Leistung eine Rechnung schreiben um dir langes Warten auf deine Forderung oder gar ein Mahnverfahren zu ersparen. In deiner Rechnung kannst du eine Zahlungsfrist festsetzen. Wenn du dies nicht tust, greift die Regelung des BGB. Das bedeutet, dass die Forderung sofort beglichen werden muss. Jedoch wird eine Verlängerung von 30 Tagen eingeräumt. Generell steht es dir immer frei, mit deinem Kunden eine individuelle Zahlungsfrist zu vereinbaren. Sollte das Ende der Zahlungsfrist auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag fallen, endet die Frist am folgenden Werktag. Dienstvertrag ( 614 BGB)Wenn du als Dienstleister tätig bist, hast du immer sofort nach Erbringung deiner Leistung einen Anspruch auf deinen Lohn. Wenn die Vergütung nach Zeitabschnitten bemessen ist, so hast du nach Ablauf des Zeitabschnittes Anspruch auf den jeweiligen Lohn. Dies ist in § 614 BGB geregelt. Werkvertrag ( 641 BGB)Wenn du für deinen Kunden etwas angefertigt hast und dies per Werkvertrag geregelt ist, hast du nach Abnahme einen direkten Anspruch auf deinen Lohn. Ist die Zahlung für bestimmte Teilerbringungen vorgesehen bzw. wird die Arbeit in Teilen abgenommen, hast du nach Abnahme dieser einen sofortigen Anspruch auf Zahlung. Dies ist in § 641 BGB geregelt. Kaufvertrag ( 433 Abs. 2 BGB)Wenn ein Kaufvertrag geschlossen wird, hast du nach der Lieferung bzw. Übergabe einen Anspruch auf deine Forderung. Dies ist in § 433 Abs. 2 BGB geregelt. Welche Frist gilt bei Geschäften mit PrivatpersonenWenn der Leistungsempfänger eine Privatperson ist, gibt es keine gesetzliche Frist, in der du eine Rechnung schreiben musst. Das Besondere ist, dass du bei einer Rechnung an eine Privatperson auf die Zahlungsfrist von 30 Tagen (oder deiner individuellen Frist) hinweisen musst. Frist für Bauleistungen und HandwerkerWenn du Bauleistungen oder Handwerksarbeiten erbracht hast, bist du verpflichtet, eine Rechnung innerhalb der gesetzlichen Frist von sechs Monaten auszustellen. Für die Begleichung hat der Kunde dann eine Zahlungsfrist von 30 Tagen, wenn du es nicht anders auf der Rechnung vermerkt hast. Ausnahme: GrundstückskaufDer Grundstückskauf bildet, wie oben schon benannt, eine Ausnahme. Hier bist du verpflichtet, einer Privatperson eine Rechnung innerhalb von einer Frist von sechs Monaten auszustellen. Dies liegt daran, dass auch der Grundstückskauf unter die Regelung zu „Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück“ fällt. Welche Fristen gelten in der Schweiz?In der Schweiz gelten andere Regelungen als in Deutschland. Dort sind Vorauszahlungen und Barzahlungen wesentlich üblicher als bei uns. Der Werklohn wird direkt nach abgeschlossener Zahlung fällig. Auch wichtig ist, dass es in der Schweiz keinen Anspruch auf eine Zahlungsfrist gibt. Das bedeutet für dich, dass du deinen Rechnungsbetrag wesentlich schneller einfordern kannst oder dich sogar durch Vorauszahlungen absichern kannst.
InhaltWarum gibt es eine Frist für die Rechnungsstellung?Die Standardfrist für deine AbrechnungGibt es eine Frist für Rechnungen an Privatpersonen?Rechnung zu spät gestellt – was tun?Droht mir eine Strafe?Bekomme ich trotzdem mein Geld?Können meine Ansprüche verjähren?Fristen für die Aufbewahrung deiner RechnungenWelche Formen der Abrechnung mit Geschäftskunden etabliert sindProbleme mit der Buchhaltung: häufig ein Grund für VerzugLeistungs- und Rechnungsdatum voneinander abgrenzenMit der elektronischen Rechnungsstellung den Rechnungsprozess vereinfachen
Fristen für die Rechnungstellung – bis wann muss eine Rechnung gestellt werden?Sobald du eine Leistung erbrachst hast, kannst du diese in Rechnung stellen. Aber gibt es eine Frist dafür? Selbstständige und Freiberufler*innen sollten zeitnah ihre Rechnungen schreiben. Sonst kann es sogar vorkommen, dass du als Selbstständige*r eine Rechnung zu spät stellst und den Anspruch auf finanzielle Gegenleistung entfällt – trotz getaner Arbeit. Behalte immer die wichtigen Fristen im Auge behalten, wenn du deine Leistungen in Rechnung stellst. Warum gibt es eine Frist für die Rechnungsstellung?In der Geschäftswelt benötigen Kunden und Unternehmen die Sicherheit, wann mit ein- und ausgehenden Zahlungen zu rechnen ist. Im Extremfall könnten Partner und Lieferanten Leistungen erbringen und sich viele Jahre mit dem Abrechnen Zeit lassen. Der Gesetzgeber möchte dies ausschließen und gibt deshalb klare Fristen vor, innerhalb derer du deine Rechnungen an Privat- oder Geschäftskunden stellen musst. Dies ist für Selbstständige und Freiberufler besonders wichtig, da die Rechnungen in vielen Fällen nicht unmittelbar nach der Leistungserbringung überreicht oder postalisch zugestellt werden. Die Standardfrist für deine AbrechnungDie wichtigste Zahlungsfrist für eine Rechnung beträgt sechs Monate. Im Regelfall ist hierfür das Datum entscheidend, an dem das Rechnungsschreiben an den Kunden übermittelt wurde. Zu diesem Zeitpunkt hast du den Auftrag deines Kunden oder Geschäftspartners normalerweise bereits in vollem Umfang erbracht. Ist dies nicht der Fall, sehen die gesetzlichen Fristen einen Beginn der sechs Monate ab dem Tag vor, an dem du deine Arbeit vollständig abgeschlossen hast. Mit welcher Frist gearbeitet wird, hängt auch von der Art des Kunden ab. Grundsätzlich ist die Befristung ausschließlich für den gewerblichen Bereich zu berücksichtigen. Hier rechnest du also mit natürlichen Personen wie Selbstständigen und Kaufleuten sowie juristischen Personen wie anderen Unternehmern und Lieferanten aller Art ab. Gibt es eine Frist für Rechnungen an Privatpersonen?Für das Geschäft mit Privatpersonen sieht der Gesetzgeber keine Fristen vor, die du als Unternehmer beachten musst. Es gibt wenige Ausnahmen, bei denen die Halbjahresfrist weiterhin greifen kann. Der wichtigste Fall ist der Verkauf von Grundstücken an Privatpersonen. Rechnung zu spät gestellt – was tun?Droht mir eine Strafe?Wenn du die Frist zur Rechnungsstellung verpasst hast, kann ein Bußgeld fällig werden. Gesetzliche Grundlage hierfür ist das Umsatzsteuergesetz, § 26a. Der Grund ist, dass es zur Erbringung einer Leistung gekommen ist, die korrekt hätte abgerechnet werden müssen und hierdurch Umsatzsteuer in die Staatskasse spült. Wird die Abrechnung vergessen, entgeht dem Staat eine ihm zustehende Steuereinnahme. An der entsprechenden Höhe des entgangenen Beitrags orientiert sich dementsprechend das zu zahlende Bußgeld. Bekomme ich trotzdem mein Geld?Nach der Frist von 6 Monaten sind deine Ansprüche noch nicht gleich verjährt. Du kannst dein Geld noch beim Kunden einfordern, aber musst dabei einige Voraussetzungen beachten. Vor allem musst du nachweisen können, dass du tatsächlich die Leistung erbracht hast, wegen derer der Rechnungsempfänger die Rolle eines Schuldners innehat. Es gibt keine konkrete Frist, wie lange du Rechnungen rückwirkend stellen kannst. Beachte, dass die Abrechnung unabhängig von der tatsächlichen Zahlung als Gegenleistung zu deinen Warenlieferungen oder Services ist. Die Erstellung eines Rechnungsschreibens kann also auch rein formale Gründe haben, beispielsweise damit du beim Finanzamt ein entsprechendes Dokument vorlegen kannst. Können meine Ansprüche verjähren?Nach den Vorgaben des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) hast du bei der Rechnungsstellung eine regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren zu berücksichtigen. Ist dieser Zeitraum verstrichen, kannst du keine Ansprüche gegenüber deinen Kunden mehr geltend machen. Natürlich kannst du versuchen, nach dieser langen Zeit dennoch eine Rechnung zu stellen und den Leistungsempfänger zu einer Zahlung zu bewegen. Dies würde durch die Verjährung jedoch komplett auf freiwilliger Basis erfolgen. Die Verjährungsfrist von drei Jahren erscheint lang, vergeht nach der praktischen Erfahrung vieler Selbstständiger und Freiberufler dennoch ziemlich schnell. Ein häufiges Problem: Oft sind Leistungen nicht mehr so präsent, die schon vor vielen Monaten erbracht wurden. Nimm das Thema Rechnungen deshalb von Anfang an ernst und beginne frühzeitig, deine Leistungen oder Lieferungen abzurechnen. Fristen für die Aufbewahrung deiner RechnungenNeben der zeitlich korrekten Rechnungsstellung und der drohenden Verjährung sieht der Gesetzgeber einen bestimmten Zeitraum für die Aufbewahrung deiner Rechnungen vor. Dieser liegt bei zehn Jahren für Unternehmen und Selbstständige. Diese Vorgaben haben vor allem steuerliche Gründe: So kannst du Dokumente auch nach längerer Zeit noch beim Finanzamt vorlegen. Auch für eine Betriebsprüfung oder ähnliche Formalitäten musst du über zehn Jahre hinweg deine alten Rechnungen aufheben. Für Quittungen und Belege lohnt es sich außerdem, Kopien anzufertigen, da diese auf Thermopapier erstellten Dokumente sonst schnell nicht mehr lesbar sind. Welche Formen der Abrechnung mit Geschäftskunden etabliert sindWenn du regelmäßig Rechnungen an gewerbliche Partner stellst, wirst du die genannten Zahlungsfristen bei der Rechnungsstellung nicht versäumen wollen. In der Praxis sind zwei Arten von Abrechnungen etabliert, die von der Art der Leistungserbringung abhängen.
Probleme mit der Buchhaltung: häufig ein Grund für VerzugDass Unternehmer in Deutschland überhaupt vergessen, nach einer Lieferung oder einem Service eine Abrechnung vorzunehmen, liegt fast immer an einer mangelhaften Buchhaltung. Im Tagesgeschäft sind Selbstständige und Freiberufler oft vollständig mit der eigentlichen Arbeit als Dienstleister ausgelastet, sodass Formalitäten und Büroarbeit auf der Strecke bleiben. Vergessen die Unternehmer dann, vielleicht aufgrund einer zunehmend unübersichtlichen Menge an Kunden und Partnern, mit der Zeit die korrekte Abrechnung, können sie manchen Betrag nicht mehr einfordern. Um diesen Fehler zu vermeiden, sodass deine Ansprüche nicht verjähren, rechnest du deine Dienstleistung am besten direkt von Beginn an professionell ab. Eine Software für deine Buchhaltung und Rechnungserstellung macht es dir leichter, alles im Blick zu behalten und zu automatisieren. Diese Programme verfügen über zahlreiche Rechnungsvorlagen. Ergänzend kannst du durch gesonderte Funktionen einstellen, wann du eine Mahnung an den Leistungsempfänger senden möchtest oder wann die Frist bei einzelnen Rechnungen endet. Leistungs- und Rechnungsdatum voneinander abgrenzenIm gewerblichen Umfeld wird eine Rechnung häufig nicht an dem Tag erstellt, an dem die Leistung erbracht wurde. Dies solltest du in deinen Rechnungsschreiben deutlich machen. In den Briefkopf gehört unbedingt das Rechnungsdatum, also der Tag, an dem du das Schreiben aufsetzt und deinem Kunden zustellst. Im Text selbst sollte das Datum oder die Zeitspanne der Leistungserbringung zu finden sein. Bei mehreren Daten in deinem Rechnungsschreiben ist es sinnvoll, das Zahlungsziel als Betrag inklusive Zahlungsfrist gesondert anzugeben, um dem Rechnungsempfänger konkrete zeitliche Vorgaben zu machen, an denen dieser sich orientieren kann. Mit der elektronischen Rechnungsstellung den Rechnungsprozess vereinfachenVon der drohenden Verjährung über die Einhaltung aller Formalitäten einer zeitgemäßen Rechnung bis zum Zeitpunkt für eine Mahnung sind viele Besonderheiten beim Thema Rechnung zu beachten. Um dir die selbstständige oder freiberufliche Arbeit zu vereinfachen, solltest du früh die Arbeit mit einer Rechnungssoftware beginnen. Für Start-ups und kleine Unternehmen sind günstige Anwendungen erhältlich, die dir als Unternehmer die wichtigsten Funktionen bei der Abrechnung zusichern. Durch solche Programme fällt die Erstellung einzelner Rechnungen sehr leicht. Dank passender Vorlagen reduziert sich der Aufwand deiner Buchführung erheblich. Rechnungen schreiben mit HolviMit Holvi brauchst du kein separates Rechnungsprogramm, sondern kannst Rechnungen direkt in deinem Geschäftskonto schreiben, versenden und verfolgen – ganz ohne Papierkram. Du behältst jederzeit den Überblick über deine offenen Rechnungen und wirst bei Zahlungseingängen in Echtzeit benachrichtigt.
Rechnung schreiben Alle hier genannten Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Wir weisen jedoch daraufhin, dass wir keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der gemachten Angaben übernehmen können. Insbesondere ersetzt dieser Inhalt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Für eine Beratung in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten wende dich bitte an einen Anwalt oder Steuerberater deines Vertrauens. Kann man nach 2 Jahren noch eine Rechnung stellen?Für die rückwirkende Rechnungsstellung gibt es keine gesetzlich geregelte Frist. Im Alltag hat sich allerdings in diesen Fällen ebenfalls eine Verjährungsfrist von drei Jahren bewährt. Dabei markiert die Entstehung der Forderung den Beginn der Verjährung, nicht die Rechnungsstellung.
Wie lange kann ich rückwirkend eine Rechnung schreiben?Die Antwort ist simpel! Grundsätzlich dürfen Sie eine Rechnung schreiben so spät Sie möchten. Ob Ihr Kunde allerdings rechtlich zur Zahlung verpflichtet ist, hängt davon ab, ob die Forderung bereits verjährt ist oder nicht. Sofern schriftlich nichts anderes vereinbart ist, liegt diese Verjährungsfrist bei drei Jahren.
Kann man nach 3 Jahren noch eine Rechnung stellen?Bei Rechnungen gilt eine Frist von 3 Jahren nach der Rechnungserstellung. Allerdings erlischt nicht das Recht auf die Begleichung der offenen Rechnung, sondern nur das Recht auf die gerichtliche Klagbarkeit! Falls eine Rechnung beispielsweise nach 4 Jahren überwiesen wird, kann das Geld nicht zurückgefordert werden.
Wie lange kann man eine Rechnung verlangen?Die allgemeine Verjährungsfrist von Rechnungen beträgt drei Jahre, beginnend mit dem Ende des Jahres in welchem die Rechnung fällig wurde. Die Verjährungsfrist ab Rechnungslegung gibt es also nicht, es kommt immer auf die Fälligkeit der Forderung an.
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Wie lange kann man nachträglich eine Rechnung stellen?
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