Wer ist befreit von umsatzsteuer

Wer Waren und Dienstleistungen geschäftlich anbietet oder selbstständig tätig ist, den trifft die Umsatzsteuer nach dem UStG (Umsatzsteuer-Gesetz). Dann müssen in der Regel circa 19% auf Verkaufspreise und Honorare aufgerechnet und später ans Finanzamt abgeführt werden. Aber es gibt auch Ausnahmen: Einige Händler und Dienstleister können sich von der Umsatzsteuer befreien lassen. Für wen eine Umsatzsteuerbefreiung sinnvoll ist, welche Vor- und Nachteile eine Befreiung mit sich bringt und wie sie genau funktioniert, zeigen wir hier. 

Antonia Klatt

Last Updated on 5 Juli 2021

Was ist die Umsatzsteuer?

Grundsätzlich sind alle Unternehmer, die Umsätze erzielen umsatzsteuerpflichtig. Die Umsatzsteuer oder auch Mehrwertsteuer muss auf die Rechnungen aufgeschlagen werden und dann ans Finanzamt gezahlt werden. Dafür benötigen alle Unternehmer eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die sie bei der Registrierung beim Finanzamt erhalten. Zusätzlich sind sie verpflichtet, eine Umsatzsteuervoranmeldung durchzuführen, die Umsatzsteuer auf Rechnungen auszuweisen, und die Steuerabgaben mit der Voranmeldung vor- oder nach Abschluss des Jahres nachzuzahlen. 

Im Normalfall fällt eine Mehrwertsteuer von 19% an. Aber es gibt auch Ausnahmen. Auf folgende Produkte fallen laut Umsatzsteuergesetz nur 7%  an:

• Lebensmittel und Pflanzen 
• Bücher und Zeitungen 
• Medizinische Hilfsmittel
• Beförderungsleistungen 

Im Gegenzug gegen die Umsatzsteuerabfuhr können umsatzsteuerpflichtige Unternehmer auch die gezahlte Vorsteuer verrechnen. Diese entspricht der Umsatzsteuer, die von anderen Unternehmern gezahlt wird. Unterm Strich kann dies zu einer Nachzahlung oder Erstattung der Steuer führen. Die Endlast der Umsatzsteuer liegt damit bei nicht-vorsteuerabzugsberechtigten Endverbrauchern oder nicht umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern am Ende der Wertschöpfungskette. Dabei handelt es sich oft um Kleinunternehmer und andere Personengruppen mit Umsatzsteuerbefreiung.  

Was ist die Umsatzsteuerbefreiung?

Kleinunternehmer und Selbstständige sind oft umsatzsteuerbefreit. Sie müssen dann keine Umsatzsteuervoranmeldung vorlegen und auch keine Steuern an das Finanzamt zahlen. Da das Feld der Umsatzsteuerpflichtigkeit sehr komplex ist und viele Ausnahmen aber auch Hürden bereit hält, empfiehlt sich im Einzelfall die Konsultation eines Steuerberaters oder Finanzexperten. Eine Ausnahme kann die Kleinunternehmerregelung sein. Diese gilt für Unternehmer, Gewerbetreibende und Selbstständige, deren Umsatz jährlich unter einer bestimmten Mindestgrenze liegt. 

Wer kann eine Umsatzsteuerbefreiung beantragen?

Eine Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht ist für einige Personengruppen möglich. Dazu gehören unter anderem: 

• Kleinunternehmer mit geringem Umsatz
• Freiberufler 
• Bildungsanbieter
• KünstlerInnen
• Anbieter anderer Lieferungen und Leistungen 

Unternehmer, deren Umsatz eine Maximalgrenze nicht überschreitet, können sich auf freiwilliger Basis von der Umsatzsteuer befreien lassen. Bei Ihnen greift dann die sogenannte Kleinunternehmerregelung. Das ist nicht nur für Verkäufer oder Händler, sondern auch für Freiberufler interessant. Allerdings bringt eine Umsatzsteuerbefreiung auch einige Nachteile mit sich, die nachfolgend näher beleuchtet werden. 

Eine weitere Gruppe von Befreiten sind zum Beispiel Anbieter von Bildungsmaßnahmen. Dazu zählen einige Lehrer, Dozenten, Schulen und andere Einrichtungen, die allgemein- oder berufsbildende Zwecke verfolgen. Selbstständige Lehrer können sich selbst oder von ihrer Schule als Auftraggeber von der Umsatzsteuer befreien lassen. Diese Maßnahme wird in § 4 UStG des Umsatzsteuergesetzes geregelt. Außerdem ist eine Umsatzsteuerbefreiung für Künstler und Künstlerinnen, Finanzdienstleister sowie im Bereich Gesundheitsfürsorge und Heilbehandlungen möglich. Auch bei Kauf und Verkauf von Grundstücken greift keine Umsatzsteuer, da dort die Grunderwerbsteuer anfällt.

Andere umsatzsteuerbefreite Lieferungen und Leistungen sind in §4 des UStG aufgeführt. In diesen Fällen muss und kann keine Befreiung beantragt werden. Stattdessen müssen bestimmte Nachweise an das Finanzamt geliefert werden. Da es sich im Einzelfall um konkrete Voraussetzungen handelt, ist hier eine fachkundige Beratung durch einen Steuerberater empfehlenswert. 

Umsatzsteuerbefreiung bei Kleinunternehmerregel  

Laut Kleinunternehmerregelung können sich Unternehmer, deren Umsatz sich in bestimmten Grenzen hält, von der Umsatzsteuer befreien lassen. Diese Regelung dient der Vereinfachung und soll Gründern, kleinen Unternehmen und Freiberuflern die Buchhaltung und Steuerzahlung vereinfachen. Die Möglichkeit zur Befreiung wird in § 19 Abs 1 des Umsatzsteuergesetzes geregt. Für die Beantragung dürfen die zu versteuerten Umsätze

• im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000€ nicht überstiegen haben und 
• im laufenden Kalenderjahr 50.000€ voraussichtlich nicht übersteigen (Stand Juli 2021)

Doch Vorsicht: Bei diesem Betrag handelt es sich um einen Bruttobetrag, der die anfallende Steuer bereits enthält. Eine Maximalgrenze von 22.000€ bei einem Steuersatz von 19% entspricht daher einem Nettoumsatz von circa. 14.700€. Ebenso kommt die Obergrenze von 50.000€ im laufenden Kalenderjahr einem Nettoumsatz von circa 42.000 Euro gleich. Von der Berechnung des Umsatzes ausgeschlossen sind nur Einkünfte, die durch die Veräußerung von Anlagevermögen, wie beispielsweise Büroräumen und in manchen Fällen auch Firmenwagen, entstehen. 

Sobald diese Netto-Grenze überschritten wird, wechselt der Unternehmer oder Freiberufler ab dem nächsten Kalenderjahr in die Regelbesteuerung. Dann muss die Umsatzsteuer auf Rechnungen aufgeschlagen und ans Finanzamt abgeführt werden. Aber auch Vorsteuern können ab diesem Zeitpunkt wieder verrechnet werden. Wenn der Umsatz vor Ablauf des Kalenderjahres und trotz realistischer Prognosen die Obergrenze von 50.000€ überschreitet, müssen rückwirkend auf alle ausgestellten Rechnungen Umsatzsteuer abgeführt werden. 

Zu beachten ist, dass die maximalen Grenzwerte sich zwischen den Ländern in der EU unterscheiden und es zusätzliche Regelungen und Bedingungen geben kann. Manche Länder bieten sogar überhaupt keine Sonderregel für kleine Unternehmen an, sodass diese immer alle Umsätze versteuern müssen, solange sie steuerrechtliche Umsätze erzielen. 

Was ist der Vorteil der Kleinunternehmerregelung?

Als umsatzsteuerbefreiter Kleinunternehmer liegt ein großer Vorteil bei der Vereinfachung der steuerlichen Vorgänge. Obwohl weiterhin Einkommensteuer anfällt, entfällt die Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt sowie ein zusätzlicher Gang zum Steuerberater. 

Ein weiterer Vorteil ist ein kleiner Wettbewerbsvorteil gegenüber Konkurrenten und anderen Anbietern ähnlicher Lieferungen und Leistungen. Wer sich die Umsatzsteuer spart, kann bei gleichem Preis entweder 19 % mehr Gewinn machen oder aber sein Angebot preiswerter anbieten. Dieser Vorteil entsteht allerdings nur bei Verträgen mit privaten Endkunden, nicht aber bei Geschäften mit vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen.

Eine Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung ist also vor allem dann sinnvoll, wenn es sich bei den Kunden des Kleinunternehmers hauptsächlich um Endkunden bzw. Privatkunden handelt und wenn im Unternehmen nur wenige Investitionen notwendig sind. Denn wer keine Umsatzsteuern zahlt, kann auch keine Vorsteuern bei nötigen Anschaffungen verrechnen.

Was ist der Nachteil der Umsatzsteuerbefreiung?

Einige Nachteile bringen die Kleinunternehmerregelung und die Umsatzsteuerbefreiung allerdings auch mit sich. Wer keine Umsatzsteuer zahlt, kann auch keine Vorsteuerabzüge geltend machen. Das heißt, dass bei Anschaffungen für die Ausübung der Tätigkeit oder den Geschäftsbetrieb, von Bleistift über Computer bis hin zu Büro-Einrichtung, die im Preis mit inbegriffene Vorsteuer nicht angemeldet und abgezogen werden kann. Bei diesen Anschaffungen wird dann der gesamte Bruttobetrag fällig. Gerade für viele Gründer, die zumindest im ersten Jahr von der Umsatzsteuerbefreiung Gebrauch machen könnten, kann das unterm Strich einen Verlust bedeuten.

Kleinunternehmer und die Umsatzsteuer ohne Befreiung

Obwohl die Umsatzsteuerbefreiung auch Vorteile mit sich bringt, entscheiden sich viele Kleinunternehmer gegen die Nutzung der Vereinfachungsregel. Dann müssen zu Beginn der Tätigkeit jeden Monat Umsatzsteuervoranmeldungen an das Finanzamt abgegeben werden, die den zu versteuernden Umsatz des nächsten Monats prognostizieren. Hier sollten Unternehmer realistisch bleiben und zunächst nicht zu optimistisch rechnen. Bleibt die berechnete Umsatzsteuer im ersten Geschäftsjahr unter einer Grenze von maximal 1.000 € kann der Steuerpflichtige fortan auch eine einmalige Zahlung zum Jahresende beantragen. Übersteigt die abgerechnete Umsatzsteuer diese Grenze nach dem ersten Jahr, wird die Umsatzsteuervoranmeldung nach den ersten zwölf Monaten des Geschäftsbetriebs oder der Tätigkeitsausübung fortan quartalsweise erbracht. Selbiges gilt, wenn die 1.000€ Grenze nach einem späteren Geschäftsjahr überstiegen wird. 

Was ist die degressive Steuerermäßigung?

In manchen europäischen Ländern ist auch eine degressive Steuerermäßigung möglich. Dabei muss sich der Unternehmer zwar für die Umsatzsteuer registrieren, allerdings kann er sich für einen Teil der Umsatzsteuerlast befreien lassen. Die Steuerlast steigt dann degressiv bis zu einer Obergrenze an, aber der dann wieder die gesamte Umsatzsteuer fällig wird. Eine degressive Ermäßigung der Umsatzsteuer gilt allerdings nicht für

• Verkäufe von Unternehmen mit Sitz in anderen EU-Ländern 
• Gelegentliche Wirtschaftstätigkeiten 
• Steuerbefreite Verkäufe von Fahrzeugen an Kunden in anderen EU-Ländern 

Die Regelung gibt es allerdings auch nicht in allen EU-Ländern und folgt generell landesspezifischen Grenzen. Bisher ist eine degressive Steuerermäßigung auch nur in wenigen EU-Ländern eingeführt, daher sollten sich Händler und Unternehmer hierzu ortsspezifisch informieren. 

Antrag auf Umsatzsteuerbefreiung und Kleinunternehmerregelung

Zu Beginn einer selbstständigen Tätigkeit ist man nicht automatisch sofort auch Kleinunternehmer. Wer die oben genannten Umsatzgrenzen einhält und Voraussetzungen erfüllt, kann die Regelung freiwillig in Anspruch nehmen und anmelden. Dies geschieht nach der Gewerbe- oder Selbstständigen-Anmeldung und ist bis zur Mitteilung der Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung durch das Finanzamt möglich. In der Regelung wird Unternehmern nach der Anmeldung ein Fragebogen zur steuerlichen Erfassung vom Finanzamt zugesandt, auf dem die Befreiung beantragt werden kann. Wer auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet oder dem Finanzamt die Entscheidung bis zur Unanfechtbarkeit nicht mitteilt, kann die Vereinfachungsregel allerdings auch die nächsten 5 Kalenderjahre nicht mehr in Anspruch nehmen. Erst danach kann diese Ausnahme wieder in Anspruch genommen werden. 

Rechnungsstellung bei Umsatzsteuerbefreiung durch Kleinunternehmerregelung 

Wenn von der Umsatzsteuerbefreiung in Form der Kleinunternehmeregelung Gebrauch gemacht wird, muss auf den Rechnungen keine Umsatzsteuer aufgeführt werden. Allerdings muss ein Hinweis auf die Befreiung in der Rechnung inkludiert werden. Dafür haben Kleinunternehmer einige Formulierungsoptionen: 

• “Umsatzsteuerbefreit aufgrund der Kleinunternehmerregelung”
• “Aufgrund der Kleinunternehmerregelung erfolgt die Verrechnung der oben aufgeführten Leistungen umsatzsteuerfrei”
• “Der oben aufgeführte Rechnungsbetrag enthält gem. §19 Abs. 1 keine Umsatzsteuer”

Obwohl der Hinweis auf den maßgeblichen Paragrafen im Umsatzsteuergesetz nicht zwingend nötig ist, sollte auf die Befreiung hingewiesen werden. Wer den Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung vergisst, muss für den in der Rechnung ausgewiesenen Betrag Umsatzsteuer abführen. Der Rechnungsbetrag verringert sich dann um circa 16% und die Abgaben schmälern den Profit. 

Auftraggeber mit Umsatzsteuerbefreiung

Aber nicht nur Kleinunternehmer können von der Umsatzsteuerbefreiung Gebrauch machen. Da der Staat Anbieter von Kultur- und Bildungsangeboten fördern möchte, können sich auch diese Personen und Institutionen von der Umsatzsteuer befreien lassen. Dazu gehören beispielsweise

• Museen
• Orchester
• Bildungseinrichtungen wie Schulen, Volkshochschulen und weitere Bildungsträger
• Lehrkräfte und Künstler selbst 

Bildungsträger, die Abendkurse für Schulabschlüsse oder Vorbereitung für berufsqualifizierende Prüfungen anbieten, können sich jährlich beim zuständigen Finanzamt befreien lassen. Die Bescheinigung gilt dann für ein Jahr und kann an Lehrer, die auf Honorarbasis tätig sind, weitergegeben werden. So sind sowohl die Institution selbst als auch die Lehrer umsatzsteuerbefreit. Aber auch die Lehrkräfte selbst können eine solche Befreiung für ihre eigenen Lehrangebote beantragen.

Wer für einen umsatzsteuerbefreiten Auftraggeber arbeitet, sollte bei der Rechnungsstellung besonders vorsichtig sein. Die Rechnungen sollten mit einer Kopie der aktuellen Befreiungsbescheinigung des jeweiligen Auftraggebers abgelegt werden. Außerdem sollte auf den Rechnungen an einen umsatzsteuerbefreiten Auftraggeber der Grund für die Befreiung vermerkt werden, damit später beim Finanzamt keine Probleme entstehen. Ansonsten kann die Umsatzsteuer nachgefordert und das ursprünglich Netto-Honorar dadurch nachträglich geschmälert werden. 

Selbiges gilt natürlich auch für freie Künstler, die im Auftrag einer umsatzsteuerbefreiten Kultureinrichtung oder Institution tätig sind. 

Mehrwertsteuerbefreiung während der Covid-19 Pandemie

Um die Coronavirus-Pandemie möglichst schnell bekämpfen zu können, hat die Europäische Union eine Mehrwertsteuerbefreiung auf einige Produkte und Leistungen beschlossen. Dazu gehören:

• Masken, Schutzausrüstungen und Desinfektionsmittel 
• Impfungen und Tests
• Forschungs- und Innovationstätigkeiten und klinische Studien 
• Quarantäne-Einrichtungen und Desinfektion von Räumlichkeiten 
• Leistungen von Krankenhäuser und Ärzten
• Eng mit der Bekämpfung des Virus zusammenhängende Dienstleistungen 

Diese Lieferungen und Leistungen genießen seit April 2020 bzw. seit Dezember 2020 je nach Mitgliedstaat eine Mehrwertsteuerbefreiung oder werden geringer besteuert. Außerdem sind sie auch von Zollgebühren befreit, um die Zahllast der Endverbraucher in Krisenzeiten zu entlasten und die Versorgung zu vereinfachen. 

Frequently Asked Questions

Wie funktioniert die Umsatzsteuerbefreiung?

Kleine Unternehmer, Freiberufler, Selbstständige und einige Anbieter bestimmter Lieferungen und Leistungen können sich laut dem Umsatzsteuergesetz von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen. Damit möchte der Staat Kleinunternehmer und Gründern entlasten und Kunst- und Kulturangebote fördern.

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Wenn die Vereinfachungsregelung nach §19 UStG in Anspruch genommen wird, werden Unternehmer, deren Umsatz einige Maximalgrenzen nicht überschreitet, von der Umsatzsteuer befreit. Kleinunternehmer dürfen dann auf Rechnungen keine Umsatzsteuer mehr berechnen und müssen keine Umsatzsteuervoranmeldung mehr an das Finanzamt senden.

Bis zu welchem Umsatz gelte ich als Kleinunternehmer?

Um als Kleinunternehmer zu gelten, darf ein Unternehmer im vergangen Jahr maximal 22.000€ brutto und im laufenden Jahr voraussichtlich maximal 50.000€ brutto umgesetzt haben. Das entspricht einem Netto-Umsatz von circa 14.700€ bzw. 42.000€. Sobald diese Obergrenzen überschritten wird gilt ab dem darauffolgenden Jahr wieder die Regelbesteuerung.

Muss ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuervoranmeldung machen?

Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt abgeben. Am Jahresende müssen sie lediglich, wie alle anderen auch, eine Einkommensteuererklärung vorlegen.

Kann ich als Kleinunternehmer Vorsteuer abziehen?

Nein, wer keine Umsatzsteuer abführt, kann auch keine Vorsteuer geltend machen. Obwohl sich Kleinunternehmer die Buchhaltung und steuerlichen Vorgänge vereinfachen, ist das ein großer Nachteil. Vor allem für Gründer und Unternehmer, die viel investieren und anschaffen wollen, sollte die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung deshalb gut überlegt sein.

Wie muss ich als Kleinunternehmer Rechnungen stellen?

Kleinunternehmer müssen bei der Rechnungsstellung auf einige Dinge achten. Sie dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen und müssen auf die Umsatzsteuerbefreiung hinweisen. Wenn Steuern berechnet werden oder der Hinweis vergessen wird, muss für den Rechnungsbetrag Umsatzsteuer abgeführt werden. Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer muss nicht angegeben werden.

Wann lohnt sich eine Umsatzsteuerbefreiung?

Für Kleinunternehmer ist es sinnvoll, sich von der Umsatzsteuer zu befreien, wenn ein geringer Verwaltungsaufwand geschätzt wird, es sich bei den Kunden hauptsächlich um
Privatverbraucher oder Endkunden handelt und nur wenige Beschaffungen und Investitionen nötig sind. Gegenüber Endkunden ist durch die Umsatzsteuerbefreiung eine bessere Preisgestaltung möglich. Wenn die Kunden vorsteuerabzugsberechtigt sind, würde sich dieser Vorteil nicht ergeben.

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