Stand: 01. August 2022
Die Anzahl der erforderlichen Mahnschreiben ist nicht festgelegt. Gesetzlich erforderlich ist grundsätzlich nur eine Mahnung.
Bis zu drei Mahnungen je nach Bonität des Kunden entsprechen jedoch der kaufmännischen Gepflogenheit. Dieses Vorgehen hat sich auch in der Praxis bewährt. Schließlich soll derjenige Kunde, welcher nur versehentlich die Zahlung versäumt hat, nicht durch sofortiges gerichtliches Vorgehen verärgert, sondern zunächst höflich an die Zahlungspflicht erinnert werden.
In vielen Fällen bietet das außergerichtliche Mahnverfahren eine schnelle und kostengünstige Möglichkeit, um zügig an die offene Geldsumme zu kommen. Selbstverständlich kann im Einzelfall auch anders verfahren werden, indem beispielsweise nur eine Mahnung vor der Einleitung weiterer Schritte übersandt werden. Die Entscheidung über das Vorgehen erfordert jeweils eine Überprüfung des Einzelfalls. Verzugszinsen und Mahnkosten können bereits ab Verzugseintritt verlangt werden.
Nähere Informationen zu Mahnung oder Verzug finden Sie im IHK-Ratgeber Durchsetzung von Forderungen.
Erste Mahnung: Zahlungserinnerung
(Anmerkung: Mit diesem Schreiben sollte der Kunde in höflicher Form an die Zahlung der Rechnung erinnert werden. Zweckmäßig wäre es, diesem Schreiben eine Kopie der Rechnung beizulegen, damit der Kunde mit Hilfe der Kopie die Rechnung begleichen kann, falls er diese beispielsweise nie erhalten, verlegt oder verloren haben sollte. Eine Fristsetzung ist nicht erforderlich, ebenso wenig die Androhung bestimmter Folgen. Es genügt, wenn der Gläubiger eindeutig zum Ausdruck bringt, dass er die geschuldete Geldsumme verlangt.
Eine Zahlungserinnerung könnte je nach Einzelfall beispielsweise wie folgt formuliert werden:)
Zahlungserinnerung
Rechnung Nr....
vom ...
Sehr geehrte ...,
auf unsere o.a. Rechnung haben wir noch keinen Zahlungseingang feststellen können.
Falls Ihrer Aufmerksamkeit unsere o.a. Rechnung entgangen ist, haben wir Ihnen eine Kopie unserer Rechnung beigefügt. Wir bitten Sie, die Regulierung nachzuholen und sehen dem Eingang Ihrer Zahlung entgegen.
Sollten Sie zwischenzeitlich bereits Zahlung geleistet haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
Zweite Mahnung: Ausdrückliche Mahnung
(Anmerkung:Ist trotz der Zahlungserinnerung innerhalb der nächsten 10-14 Tage kein Geld eingegangen, so empfiehlt sich eine zweite Mahnung. Dieses Mahnschreiben wird im Allgemeinen etwas deutlicher formuliert und nennt regelmäßig eine Zahlungsfrist von beispielsweise 10 oder 14 Tagen.
Die zweite Mahnung könnte wie folgt formuliert werden:)
Mahnung
Rechnung Nr. ... vom ...
Sehr geehrte ..,
leider haben Sie auf unsere Zahlungserinnerung vom ... nicht reagiert. Wir bitten Sie daher, den überfälligen Betrag in Höhe von ... bis zum ... auf unser Konto zu überweisen. Sofern Sie den vorgenannten Termin nicht einhalten, werden wir Ihnen Verzugszinsen und Mahnkosten berechnen müssen.
Sollten Sie zwischenzeitlich bereits Zahlung geleistet haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
Dritte Mahnung: Androhung weiterer Schritte
(Anmerkung:
Eine dritte Mahnung empfiehlt sich nur, wenn mit einer Zahlung zu rechnen ist oder der Gläubiger das gerichtliche Verfahren aufgrund beispielsweise jahrelanger laufender Geschäfte nicht einleiten möchte.
Mit der dritten Mahnung können weitere Schritte bei Nichteinhaltung eines erneuten und letzten Zahlungstermins angedroht werden. Weitere Schritte können beispielsweise die Einbeziehung eines Inkassoinstitutes oder die Einschaltung eines Rechtsanwaltes sein. Ferner kann mit der Androhung
einer Klage oder eines gerichtlichen Mahnverfahrens dem Schuldner der Ernst der Lage deutlich vor Augen geführt werden. Die durch diese Maßnahmen anfallenden Kosten können dem Kunden in Rechnung gestellt werden.
Folgende Formulierung könnte gewählt werden:)
Letzte Mahnung
Rechnung Nr. ... vom ...
Sehr geehrte ...,
trotz unserer schriftlichen Erinnerungen vom ... und vom ... konnten wir bis zum heutigen Tag keinen Zahlungseingang feststellen.
Zur Zahlung offen sind folgende Beträge:
Rechnungsbetrag: ... Euro
Verzugszinsen (... %) ... Euro
Mahnkosten: ... Euro
Summe: ... Euro
Wir bitten Sie daher letztmalig, den fälligen Betrag bis zum ... auf unser Konto einzuzahlen.
Sollte auch dieser Termin ohne Geldeingang auf unserem Konto verstreichen, sehen wir uns gezwungen, ohne erneute Aufforderung, gerichtliche Schritte einzuleiten. Beachten Sie bitte, dass dadurch für Sie erhöhte Kosten entstehen würden.
Hat sich diese Mahnung mit Ihrer Zahlung überschnitten, bitten wir Sie, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.
Mit freundlichen Grüßen