Serienbriefe sind eine große Hilfe, wenn es darum geht, viele Personen auf einmal zu erreichen. Doch nicht jeder Adressat ist mit seinem Vornamen bekannt oder manche Personen haben einen zusätzlichen Titel, was im Seriendruck zu Problemen führen kann. In diesen Fällen entstehen überflüssige Leerzeichen am Zeilenanfang oder innerhalb der Zeile. Diese Lücken sind nicht schön anzusehen und wirken unprofessionell. Durch die Anwendung von Regeln innerhalb des Serienbriefs lassen sie sich aber vermeiden.
So funktioniert es:
In einer Empfängerliste müssen nicht alle Angaben bekannt sein. Wenn – wie in unserem Beispiel – einige Angaben fehlen, so führt das bei der Anordnung der Seriendruckfelder mit jeweils einem Leerzeichen dazwischen zu unschönen Ergebnissen.
Um dies zu vermeiden, fügt man zwischen die Seriendruckfelder „Anrede“ und „Titel“, „Titel“ und „Vorname“ sowie „Vorname“ und „Nachname“ kein festes Leerzeichen ein. Stattdessen wird eine Seriendruckregel erstellt, die nur dann ein Leerzeichen einfügt, wenn das entsprechende Feld nicht leer ist.
Klicken Sie hierzu im Register „Sendungen“ in der Gruppe „Schreib- und Einfügefelder“ die Schaltfläche „Regeln“. In der erscheinenden Liste wählen Sie den Eintrag „Wenn… Dann… Sonst…“ aus.
Wählen Sie im folgenden Fenster als Feldname das Feld „Anrede“ aus und unter „Vergleich“ den letzten Eintrag in der Liste „ist nicht leer“. Geben Sie unter „Dann diesen Text einfügen:“ ein Leerzeichen ein. Der Eintrag unter „Sonst diesen Text einfügen:“ bleibt leer. Klicken Sie auf OK.
Ebenso verfahren Sie mit dem Feld „Titel“ und dem Feld „Vorname“. Die Leerzeichen erscheinen jetzt nur noch, wenn die entsprechenden Felder mit Inhalten gefüllt sind.
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Wie nutze ich in Word 2016 eine Wenn-Funktion ohne Serienbrief?
Diskutiere und helfe bei Wie nutze ich in Word 2016 eine Wenn-Funktion ohne Serienbrief? im Bereich Microsoft Office im Windows Info bei einer Lösung; Moin, ich habe in einem Dokument ein Kombinationsfeld mit dem Textmarkennamen „Anrede“. Hier kann entweder „Herr“ oder „Frau“ ausgewählt werden. Je... Dieses Thema im Forum "Microsoft Office" wurde erstellt von xHapax, 27. Mai 2020.
Wie nutze ich in Word 2016 eine Wenn-Funktion ohne Serienbrief?
Moin,
ich habe in einem Dokument ein Kombinationsfeld mit dem Textmarkennamen „Anrede“. Hier kann entweder „Herr“ oder „Frau“ ausgewählt werden. Je nach Auswahl soll sich dann das gesamte Dokument anpassen.
An einer Stelle habe ich zum Beispiel aktuell das Wort „seiner“ stehen, das zu „Herr“ passt. Wählt man über das Kombinationsfeld „Frau“ aus, dann soll dort jedoch „ihrer“ anstelle von „seiner“ stehen. Dasselbe will ich dann mit anderen einzelnen Wörtern machen, die sich alle nach der Auswahl des Kombinationsfeldes richten.
Ich habe das Wort „seiner“ markiert, bin auf Verweise => Querverweis gegangen und habe „Anrede“ als Textmarke eingefügt. Danach habe ich die eingefügte Textmarke markiert und „Feld bearbeiten“ => „Feldfunktionen“ ausgewählt.
Dort wollte ich folgende Feldfunktion nutzen, die ich so ähnlich im Netz gefunden habe:
{ IF { REF Anrede } = "Herr" "seiner " "ihrer "}{ REF Name }
Ich kann aber nicht mal auf „Ok“ zum Bestätigen gehen, der Button ist ausgegraut. Wird so wohl falsch sein.
Vielen Dank im Voraus!
Wie nutze ich in Word 2016 eine Wenn-Funktion ohne Serienbrief?
Hallo Lisa,
ich habe immer Strg + F9 gedrückt, worauf die zwei geschweiften Klammern entstanden sind und anschließend über Copy & Paste deine Formel eingefügt.
Dein erstelltes Dokument wollte ich gerade mal testen und mir die Formeln anschauen. Leider ist das Dokument geschützt, ich kann nur Kommentare hinzufügen. Alt + F9 hat also keine Wirkung. Und wenn ich selbst die Bearbeitung einschränken will, um mal von
Herr zu Frau zu wechseln, klappt das durch den Schutz auch nicht.Liebe Grüße
Lukas
Wie nutze ich in Word 2016 eine Wenn-Funktion ohne Serienbrief?
Hallo Lisa,
nun funktioniert es
Ich dachte, ich muss nur einmal Strg + F9 drücken und kann dann dazwischen alles einfügen.
Schritt für Schritt erklärt bin ich jetzt so vorgegangen:
1) Strg + F9
2) Zwischen die zwei Klammern IF geschrieben
3) Strg + F9
4) Zwischen die weiteren zwei Klammern REF Anrede geschrieben
Sah dann so aus:
Und danach bin ich mit dem Cursor zwischen die zwei Klammern ganz rechts gegangen und habe noch das eingefügt:
= "Herr" "seiner " "ihrer "
Sah dann zum Schluss so aus:
Dann werde ich das an den anderen Stellen nun auch so handhaben. Vielen Dank noch mal
Liebe Grüße
Lukas
Lisa Wilke-Thissen Win User
Wie nutze ich in Word 2016 eine Wenn-Funktion ohne Serienbrief?
Hallo Lukas,
dein Screenshot zeigt die geschweiften Klammern in unterschiedlicher Stärke - möglicherweise ein Zeichen, dass du sie einmal auf der Tastatur eingetippt und einmal per Strg+F9 erstellt hast.
Tipp: Damit du schneller erkennst, wo sich im Dokument tatsächlich eine Feldfunktion befindet, aktiviere "Datei | Optionen | Erweitert | Dokumentinhalt anzeigen | Feldschattierung: Immer"
Ich habe auf OneDrive ein Musterdokument zur Verfügung gestellt, schau es dir an:
//1drv.ms/w/s!As-UbeJUPCz2kxTCFVUQII4T6O2N?e=Ed8lAs
Viele Grüße
Lisa
Wie nutze ich in Word 2016 eine Wenn-Funktion ohne Serienbrief?
Hallo Lisa,
danke für die schnelle Rückmeldung. Bei dem Kombinationsfeld handelt es sich um ein Formularsteuerelement (Formulare aus Vorversionen). Das habe ich über die Entwicklertools eingefügt, einen Rechtsklick darauf gemacht und die Eigenschaften geöffnet. Dort
habe ich den Namen bei „Textmarke:“ vergeben. Außerdem habe ich dort auch die Elemente (Herr und Frau) für das Kombinationsfeld eingefügt.Der erste Satz in meinem Word-Dokument lautet zum Beispiel so:
Herr Nachname wird ab xx.xx.xxx bis xx.xx.xxxx einen Teil
seiner Arbeit ...Bei „Herr“ ganz am Anfang ist das Kombinationsfeld, wo man Herr oder Frau auswählt. Wenn das Dokument dann am Ende fertig eingerichtet ist, aktiviere ich auch den Blattschutz, damit man nur auf die Formularfelder zugreifen kann und eben auch die Möglichkeit
hat, beim Kombinationsfeld eine Auswahl zu treffen.Wenn dort „Herr“ ausgewählt wird, soll im Text „seiner“ stehen und ansonsten „ihrer“. Das will ich an mehreren Stellen im Text so machen, dass durch die Auswahl ganz am Anfang das Dokument entweder an eine männliche oder an eine weibliche Person gerichtet
ist, also dementsprechend angepasst wird.Ich hatte „seiner“ auch mal markiert, Strg + F9 gedrückt und zwischen den Klammern Folgendes eingefügt:
IF {Anrede} = "Herr" "seiner" "ihrer"
Bleibt allerdings dauerhaft bei „ihrer“, egal was ausgewählt ist.
Liebe Grüße
Lukas
Lisa Wilke-Thissen Win User
Wie nutze ich in Word 2016 eine Wenn-Funktion ohne Serienbrief?
Hallo Lukas,
mit Strg+F9 erstellt man die geschweiften Klammern. In die hinein soll nicht meine gesamte Formel hineinkopiert werden. Die Klammern, die du hier siehst und kopierst, sind ja statische Klammern - auf der Tastatur eingetippt. Das Endergebnis soll so aussehen:
{ IF { REF Anrede } = "Herr" "seiner " "ihrer "}
Die geschweiften Klammern sind per Strg + F9 zu erstellen. Erstes Klammernpaar für das IF-Feld:
{ IF }
Dann hinter dem IF wieder Strg+F9 drücken, für das zweite Feld, sieht dann so aus: { IF { }
}Alles weitere dann innerhalb dieser Feld Klammern ergänzen.
Mein Dokument auf OneDrive ist nicht geschützt. Du musst es auf deinen PC herunterladen und kannst es dann normal bearbeiten.
Du kannst mir dein Dokument aber auch zusenden.
Viele Grüße
Lisa
User Advert
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Wie nutze ich in Word 2016 eine Wenn-Funktion ohne Serienbrief? - Microsoft Office
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